面倒な年末調整はクラウドで解決！システム化のメリットも紹介
申告書の配布や回収、社員に提出してもらった控除額の検算など、年末調整はコストのかかる手続きです。
しかし、年末調整業務の面倒な部分は、クラウドシステムの導入で解決できます。書類の配布・回収を始め、入力ミスや書類の不備による差し戻しも削減できる年末調整クラウドシステムなら、社員の負担軽減とコストカットを同時に達成可能です。
今回は、年末調整クラウドシステムの概要や、システムを導入するメリット、年末調整クラウドシステムを比較する際のポイントをご紹介します。
年末調整クラウドシステムとは
年末調整クラウドシステムは、「社員の年末調整申告業務をデジタル化するシステム（年末調整申告支援システム）」を、クラウド上で利用できるようにしたサービスです。
順番に解説していきましょう。
年末調整とは、保険料控除や住宅取得控除など、社員の扶養家族状況と対象となる控除を会社に報告してもらい、年税額と1年間に行った源泉徴収の差額を調整する業務です。
ただ、電子化されていない従来の年末調整は、申告書類の印刷・配布・回収・検算などを手作業で行うため、担当者に多大な負担をかけていました。
そこで、年末調整に必要な書類の配布や入力作業、回収等をパソコン上で対応できるようにしたのが、年末調整申告支援システムです。
その中でも、ソフトウェア自体がクラウド上で管理・運用されているものを、年末調整クラウドシステムと呼んでいます。
ソフトウェアがクラウド上に存在するため、パソコンへのインストールや手動での更新作業が不要で、インターネットにつながっていれば、いつ・どこからでもアクセスできるのが特徴です。
年末調整クラウドシステムのメリット
入力・計算ミスを削減できる
年末調整クラウドシステムを導入すると、入力ミスや計算ミスを減らせます。
紙ベースの年末調整業務は、人間が記入した書類を人間がチェックするため、入力ミスや計算ミスを防ぐのが困難です。
しかし、年末調整クラウドシステムは、「指定の入力フォームに情報を入力してもらう」「入力内容から控除額を自動計算する」ため、入力内容さえ合っていれば計算ミスが起きません。特に、記入内容のチェックは膨大な時間を取られる業務です。
クラウドシステムの導入で計算ミスを削減できれば、年末調整を行う担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。
差し戻し・回収業務を効率化できる
回収した年末調整の必要書類に不備が見つかった、または各種書類の提出が遅れている場合、社員に個別で書類を差し戻したり、書類を提出するよう連絡したりする必要があります。
社員数が少なければ差し戻しや回収業務も少人数で管理できますが、社員数が多い場合は担当者の負担が増えるため、業務の効率化には差し戻しや回収業務の効率アップも不可欠です。
その点、年末調整クラウドシステムなら、全社員の進捗状況を一括で、さらにリアルタイムで管理できます。
具体的な機能は利用するシステムによりますが、
- 書類の不備があった社員へ個別のメッセージを送り修正してもらう
- 書類未提出の社員を抽出して督促のメッセージを送信する
- 残業時間を管理するための通知・承認機能
- 英語使用の社員に対して英語のメッセージを送り問い合わせ件数を減らす
といった機能を活用すれば、差し戻しや回収業務の手間や時間を削減できるでしょう。
また、年末調整クラウドでは必要書類を電子データで受け取るため、書類の紛失リスクもありません。
入力作業の負担が軽減する
年末調整クラウドシステムは、紙ベースの年末調整よりも入力作業が簡単です。
たとえば、「CViElite Nencho」の場合、システムの契約後、短期間で専用の入力フォームを使えるようになります。
入力フォームにアクセスすると、「何を入力すれば良いのか」を順番に指示してくれるため、「どの数字をどこに入力すれば良いのかわからない」という社員でもスムーズな入力が可能です。事前に社員情報を登録しておけば入力内容は必要最小限で済みますし、過去の入力データも確認できるので、入力ミスや入力方法に関する問い合わせも少なくなるでしょう。
また、必要事項の入力後は自動的に控除額が計算されるため、データを入力する社員が自身で控除額を計算する必要もありません。
入力フォームはパソコンやスマートフォンからアクセスできるため、書類提出のために出社する必要がなく、外出先やテレワーク中に入力できる点も魅力です。
年末調整クラウドシステムを選ぶときの比較ポイント
使用方法のわかりやすさ
年末調整クラウドシステムは、年末調整を行う担当者だけでなく、多くの社員が使うツールです。多くのクラウドシステムは、初めての方でも使いやすいように設計されていますが、UIやマニュアルの充実度はシステムによって異なります。システムを比較するときは小規模なテストを行い、パソコンやスマートフォン、タブレットそれぞれのアプリを実際に触って使用感をチェックしましょう。
提出状況の進捗を確認しやすいか
年末調整クラウドシステムは、提出状況の進捗を管理しやすいものがおすすめです。
- 一覧表記が見やすい
- 提出状況を細かく把握できる
- 社員全体に注意事項を配信できる
- 社員をフィルタリングして個別に通知やメッセージを送信できる
など、進捗を一つの画面で完結できる年末調整クラウドシステムを選べば、業務の効率化を実現できます。
他のシステムとの連携性
年末調整クラウドシステム選びでは、他のシステムとの連携性も重要なポイントです。基本的には、自社の給与計算システムに直接データを渡せるものを選びましょう。
システム間の連携性が高いと、他のシステムのデータを更新した際に年末調整クラウドシステム側のデータも自動で更新されたり、年末調整の結果をそのまま給与計算システムに流し込んで年税の調整を終えたりできます。
まとめ
年末調整クラウドシステムは、手間と時間のかかる年末調整の面倒な部分を効率化してくれるシステムです。
年末調整クラウドシステムの導入によって、入力・計算ミスや書類の不備が減り、不備のあった書類の差し戻しや回収業務の負担が軽くなるだけでなく、年末調整の入力自体も楽になります。
ただし、ベンダーごとに特徴やUIが異なる点には注意が必要です。使用方法の使いやすさ、進捗の分かりやすさ、他システムとの連携性を比較して、自社に合うものを導入しましょう。
