年末調整のペーパーレス化とは？導入のメリットとデメリットを解説！
近年、さまざまな企業が業務の電子化を進めています。その中でも注目を集めているのが、人事担当者の業務効率化やコストの削減を期待できる年末調整のペーパーレス化です。
しかし、新しいシステムを導入する際は、社員の意見の聞き取りや、自社に合ったシステムの選定が必要不可欠です。
本記事では、年末調整をペーパーレス化するメリットや注意点を解説します。
年末調整のペーパーレス化とは？
年末調整のペーパーレス化とは、年末調整のための申告書類の記入や控除証明書の提出といった業務を電子化し、オンラインで完結できるようにする仕組みです。
もともと、年末調整は紙ベースの手続きでしたが、企業の負担となっている点を踏まえて、2020年の10月から年末調整のペーパーレス化が認められています。
具体的には、
社員
- 保険会社などから書面で送付された、控除証明書などを受け取る
- 受け取った控除証明書を元に年末調整のための申告書類を手書きで作成
- 作成した申告書類と控除証明書等を会社に提出
- 勤怠データを集計し給与計算システムと連携する機能
人事担当者
- 社員から受け取った申告書類・控除証明書等を確認し、年間の税額を計算する
という従来の作業工程を、
社員
- 保険会社などから電子データで控除証明書などを受け取る
- サービスプロバイダが提供する年末調整申告支援システムや国税庁が配布するソフトウェア等に控除証明書のデータを入力し、年末調整申告書を作成
- システムを通じて、年末調整のための申告書類・控除証明書等の電子データを会社に提出
人事担当者
- 社員から受け取ったデータを給与計算ソフトに連携し、年間の税額を自動計算する
という作業工程に変えることになります。
控除証明書の電子化の更なる普及のためにはもう少し時間がかかりそうですが、年末調整のための申告書類を電子化することで、書類を配布する・集める・書面の内容を確認する・提出状況を管理するといった業務のコストを削減できます。
年末調整のペーパーレス化を行うことで得られるメリット
年末調整業務の作業時間を短縮できる
年末調整ペーパーレス化のメリットは、年末調整の必要書類（年末調整のための申告書類や控除証明書）を電子データで管理することによって、
- 年末調整の案内や扶養控除等申告書・保険料控除等申告書を印刷して配布する
- 配布した書類を回収する
- 手元に届いた書類に不備がないか確認する
といった業務が不要になる点です。
人力で行う作業が減って一人あたりの処理効率が高まれば、年末調整時期の人員確保や残業などの負担も削減できるようになるでしょう。
各控除額を自動計算してくれるため検算が不要になる
年末調整のペーパーレス化によって、担当者が検算をする必要がなくなります。
従来の年末調整手続きでは、社員が個別で控除額を計算し、控除申告書に記入するため、提出してもらった控除額の検算が必須でした。
しかし、専用のシステムを導入して年末調整をペーパーレス化した場合、社員が入力したデータから年間の控除額が自動で計算されるため、基本的に計算ミスが起こりません。
将来的に書類の保管スペースを削減できる
企業の所得税関係書類は、原則として7年間保存する必要があります。
社員の年末調整に関係する書類も7年間の保存義務を負う書類なので、紙ベースで年末調整をしている限り、常に「7年間の分の書類を保管しておく場所」が必要です。
しかし、年末調整をペーパーレス化すれば、その年度以降の関係書類を電子データで保管できるようになります。将来的に、書類の保管場所を削減できるようになるのです。
申告書を手書きで記入するという手間が減る
年末調整をペーパーレス化すると、必要書類の受け取り・控除の計算・記入・提出がオンラインで可能になるため、社員側の負担も軽減されます。
データを入力すれば自動で控除額を計算してくれるため、計算ミスの件数も減り、控除の必要書類を電子データで受け取れば、書類の紛失や紛失した書類の再発行手続きも不要です。
年末の忙しい時期でも、短時間で年末調整の申告を終えられるようになるでしょう。
申告内容の不備が減る
申告書を社員に手書きしてもらう従来の年末調整手続きでは、必要事項の書き忘れや転記ミス、誤字脱字といった不備が発生しやすいです。
また、記入内容の不備を見つけるためには、人力で注意深く書面をチェックする必要があります。
しかし、ペーパーレス化が進めば、書類を手書きすることで起きる不備は発生しません。システム上で提出状況も分かるため、進捗管理も容易です。
年末調整のペーパーレス化を行う際の注意点
社員の理解や協力が不可欠
年末調整のペーパーレス化を行うと、社員に新しいシステムの使い方を覚えてもらう必要があります。
導入時に十分なサポートがなかったり、事前に使い心地を確かめて意見を聞いたりしていなかった場合、心理的な反発から導入がスムーズに進まない可能性があるため、社員に対する十分な説明・意見の聞き取りや研修が必要不可欠です。
システムの吟味が必要
年末調整のペーパーレス化で業務効率を改善するためには、自社で使いやすいシステムを選ぶ必要があります。
それぞれ規模感や料金、UIや使い勝手が異なるため、
- スマートフォンやタブレットでも入力できる
- 入力フォームが分かりやすい
- サポートが手厚い
など、各社のシステムを比較して自社に合ったものを選びましょう。
どういったシステムと連携できるか確認する必要がある
年末調整をペーパーレス化する場合、社内システムと連携できるかどうかも確認する必要があります。
年末調整のデータを流し込める給与計算システムがなければ、データの受け渡しを手作業で行う必要があるからです。システム間でスムーズにデータをやり取りできるかどうかで、業務の効率は大きく変わります。
年末調整のペーパーレス化を進めるときは、どのようなシステムと連携できるのかを事前に確認しましょう。
まとめ
年末調整のペーパーレス化は、年末調整を効率化し、業務のミスや無駄を削減できる方策です。
しかし、社員の理解と協力を得るための準備が不十分だったり、導入を検討しているシステムが自社に合わないものであったり、他の社内システムと連携を取れなかったりすると、十分な効果を期待できません。
単独で導入しても効果が薄いので、年末調整をペーパーレス化する際は、社内システムとの連携性を考慮した上で導入するシステムを選びましょう。
