初めてでも安心！勤怠管理システムの導入手順を解説

勤怠管理システムとは、社員の勤務状況をデジタルで管理できるシステムのことです。

たとえば、手書きで行っていた勤務時間の入力を、「入室時にICカードをかざすだけ」「社用のパソコンを立ち上げるだけ」でできるようになります。

入力したデータを各社員に紐づければ、労働時間・残業時間・有給休暇の取得率等も簡単に集計可能です。

ただし、サービスによってできることが違うため、システムの吟味が必要になります。

勤怠管理システムを導入するときは、「システム化で何を達成したいのか」を明確にすることが大切です。

たとえば、リモートワーク社員の出退勤を正確に管理したいという目的がある場合は、パソコンで出退勤を記録できる勤怠管理システムが必要になります。

あるいは、働き方改革関連法への準拠を確実にしたいといった目的の場合は、働き方改革 関連法に標準対応し、且つ今後の法改正にも迅速に対応できるシステムを選ぶ必要があります。

目的を明確にすることで、導入後の失敗を防ぐことができます。

導入目的を決めたら、勤怠管理システムの種類を選びましょう。

勤怠管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。それぞれ特徴や導入コスト、運用の大変さが異なるため、両者の特徴や自社が求める要件を考え、適切な方を選ぶことが重要です。

あらかじめ種類や比較すべき項目を決めておけば、システムの比較もしやすくなります。

自社内にサーバーを用意し、専用の勤怠管理システムを組み上げて運用する方式です。

セキュリティーが強固で専用のシステムを組めるというメリットがある一方、サーバーを置くための設備投資や、システムの開発・運用費がかかるといったデメリットがあります。

基本的には、法改正やトラブルにも社内で対応する必要があるため、主に大企業向けのシステムです。

インターネットさえあれば、どこからでも利用できる勤怠管理システムのことをクラウド型と呼びます。

システム開発もメンテナンスや更新作業もプロバイダ側が行ってくれるため、初期費用が安く、システムによっては社員1名あたり数百円から導入可能です。

勤怠管理システムを初めて導入するなら、クラウド型を選ぶと良いでしょう。

勤怠管理システム導入の目的を定めて種類を決めたら、具体的にどの会社のシステムを使うか絞り込んでいきます。

勤怠管理システムによって強みやサポート体制、UIの特徴などが違うので、資料を取り寄せたり評判を聞いたりして、候補を複数用意することが重要です。さまざまな項目を比較した上で、導入するサービスを決めましょう。

たとえ高機能でも自社の就業規則に合わない勤怠管理システムを導入すると、効率化は進みません。

夜勤が多い、休憩の取得時間が1分単位、独自の休暇制度があるなど、自社の勤怠管理に合わせて調整できるかの確認は必須です。場合によっては、就業規則を見直して、「勤怠管理システムで管理しやすい働き方」にする必要も出てきます。

出退勤の打刻や休暇の申請・承認の手順が多かったり、UIがわかりづらかったりすると、勤怠管理システムを導入しても社員が使ってくれません。勤怠管理システムは、直感的に使えるものを選びましょう。

また、機能が多すぎて設定が難しいと、勤怠管理を担当する社員の負担が増えます。設定のしやすさをチェックしておくことも重要です。

勤怠管理システムを初めて導入すると、ほぼ間違いなく「使い方がわからない」「うまく設定できない」といった問題が起こります。

使い慣れないシステムのサポートを社内で行うのは難しいので、問い合わせ窓口が豊富 で、サポート期間が充実している勤怠管理システムを選びましょう。

事前にサポート窓口へ問い合わせてみると、対応の早さなどを確認できます。

勤怠管理システムの良いところは、勤怠データを人事管理や給与計算システムに流し込めることです。

自社で使っているシステムと連携できないものを選んでしまうと、データの変換など余計な作業が必要になるため、選定時は必ずデータの連携ができるのか確認しましょう。

自社のシステムが連携に不向きなものなら、この機会に人事管理や給与計算システムごと変更するのもおすすめです。

導入する勤怠管理システムを決めたら、「勤怠管理の方法が変わること」と「システムの使い方」を全社員に知らせます。

IT系のシステムに不慣れな社員には、手厚いサポートが必要です。周知するだけでなく、マニュアルを用意したり、社内説明会を複数回開催したりして、社内の制度が変わることに対する不安感を軽減しましょう。

勤怠管理システムをいきなり全社に導入すると、致命的なトラブルがあったり、現場にシステムが合わなかったりした場合に対処できません。

勤怠管理システムの中には、トライアルを提供しているものもあります。新しいシステムの導入に前向きな部署に協力してもらって小規模なテストを行い、システムを活用していけるか確認しましょう。

一定期間のテストを行って、業務の効率化に役立つと感じたら、勤怠管理システムの本格的導入を決定します。

勤怠管理システムの導入は、全社員に影響するイベントです。段階を踏んでシステムの導入準備を整えないと、現場の社員に反発されたり、初期設定がうまくいかずに失敗したりするので、ひとつずつ手順を踏んで浸透させましょう。

勤怠管理システムを導入するときは、勤怠管理システムで何を効率化したいのか、目的を明確にすることが重要です。

また、勤怠管理システムは、サービスによって対応できる機能やUIのわかりやすさ、サポート体制に差があります。

自社の勤怠や社員に合ったものを選ばないと社内に根付かないので、機能やサポート面を吟味した上で小規模なテストを行い、良かったものを導入しましょう。