勤怠管理システムの導入で何が変わる？メリット・デメリットを解説
働き方改革に対応したい、毎月時間を取られる勤怠管理を効率化したいと考えているなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
ただ、世の中にはさまざまな種類・規模の勤怠管理システムが存在します。自社に合わないものを無理に取り入れても、使いこなせず導入コストを無駄にしてしまうだけなので、勤怠管理システムの機能や種類を知っておきましょう。
今回は、勤怠管理システムの概要やメリット・デメリットを解説します。
そもそも勤怠管理システムとは
勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムとは、社員の出退勤や休暇を管理するために必要な、打刻機能や休暇申請などを効率化する仕組みのことです。
具体的な機能はシステムによって異なりますが、
- 出社・退社時間の打刻
- 休暇・代休・出張等の申請とその承認
- 残業時間を管理するための通知・承認機能
- 勤怠データを集計し給与計算システムと連携する機能
などが搭載されています。
従来の勤怠管理と異なるのは、出退勤に関するデータをパソコンで一元管理できる点です。
ICカードや指紋認証、アプリ、社内システムでの出退勤が可能になるので、「紙のタイムカードを手作業で集計する」などの作業を削減できます。
勤怠管理システムの種類
勤怠管理システムの種類は、大きく分けると2種類です。
一つは、自社のサーバー内に勤怠管理システムを構築してしまうオンプレミス型。システムが社内にあるため情報漏洩のリスクが少ない点が強みです。
もう一つは、勤怠管理のクラウドサービスを契約して使うクラウド型。システムの開発や運用コストの負担が不要で、月額や年額の契約を結べばその日から勤怠管理システムを導入できます。
オンプレミス型ほどではないものの、クラウド型もある程度、機能面のカスタマイズが可能なものもあります。
企業が押さえておきたい勤怠管理システムの必要性
企業に勤怠管理システムの導入をおすすめする理由は、勤怠管理システムがないと、業務の効率化や法律に合わせた労働環境の整備をするのが難しいからです。
働き方改革関連法の施行によって、社員が法定時間を越える残業をしたり、定められた有給休暇を取らなかったりした場合、企業が厳しい罰則を受けるようになりました。たとえ社員が会社に無断で法定労働時間を越えるサービス残業をしても、処分を受けるのは企業側なのです。
こういったリスクを回避するために、出退勤に関して客観的なデータが残って不正がしづらく、集計等の作業も圧縮できる勤怠管理システムの必要性が高まっています。
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入するメリットは、以下の通りです。
- 勤怠管理業務が楽になり、人件費を削減できる
- 代理打刻が難しいため、不正打刻を予防できる
- 出先でも出退勤を打刻できて便利
- 集めたデータを他のシステムと連携させれば給与計算等の効率化も可能
- 法改正に合わせてシステムをアップデートしてくれる
- リモートワークの社員や他の支社の勤怠もまとめて管理できる
勤怠管理システムを導入すると、社員の勤務情報が自動的に人事や労務の元へ集まってきます。
手作業でタイムカードの記録をパソコンに打ち込んだり、打刻を忘れた社員に聞き取りを行って内容を修正したりする必要がないので、ミスが減りますし集計作業もボタン一つで完了です。
社員にとっても、パソコンやスマートフォンから勤怠の申請ができるようになれば、「タイムカードを押すため、直帰で良いのに一旦帰社する」といった手間がなくなるので、働きやすくなります。
また、同じシステムを使っていればデータを共有できるので、「国内の支社や海外支部の勤怠管理を本社で行う」といった使い方も可能です。
そのほか、忘れてはならないのが法改正時のアップデートです。
多くのクラウド型勤怠管理システムの場合、法改正に合わせて内容をアップデートしてくれるので、知らぬ間に違法な時間外労働の計算等をさせてしまう心配がありません。
勤怠管理システムを導入するデメリット
勤怠管理システムには、以下のようなデメリットがあります。
- マニュアル作りや社内説明会の開催など、浸透するまでの負担が大きい
- 費用対効果の計測が難しい
- 情報漏洩のリスクがある
特に注意して欲しいのが、導入時の負担です。
社員の中には、新しいシステムに拒否感を覚える方もいれば、そもそもIT系のシステムを苦手とする方もいるので、勤怠管理システムを導入するときは、社員に浸透するまでのサポートが欠かせません。
また、勤怠管理システムは費用対効果が分かりづらいので、新しいシステムに慣れてもらうよう、社内の説得をするのが難しいというデメリットもあります。
さらに、勤怠データは個人情報です。システム化しても情報の扱いに対する認識が甘ければ、出退勤に使うパソコンやスマートフォン経由で情報漏洩するリスクがあるので、データの扱い方に関するルールを定めたり、セキュリティーの強固なクラウド型勤怠管理システムを利用したりする必要があります。
勤怠管理システムを導入する際のポイント
勤怠管理システムを導入する際のポイントは、就業規則や働き方に合わせて運用できるものを選ぶことです。
新しいシステムの導入時はコストや機能性に注目しがちですが、「年齢層が高めなので、ICカードで打刻できるものを選ぶ」「リモートワークが多く社員によって労働条件が違うため、パソコンで出退勤を管理できるものを選ぶ」など、社内の環境を考慮するとシステムの定着を早められます。
まとめ
勤怠管理システムを導入すると、ミスを防ぐのが難しく集計に手間のかかる勤怠管理業務を効率化できます。
法改正によって厳密な勤怠管理が求められるようになっている以上、企業には客観的かつ効率の良い勤怠管理システムが必要不可欠です。
ただ、システムによってできることや費用は違います。
導入しただけでは定着しないので、サポート体制や細かい機能まで考えて、自社に合う勤怠管理システムを導入しましょう。
