給与計算アウトソーシングのメリットなど分かりやすく解説
給与計算アウトソーシングとは、毎月の給与や賞与、社会保険料や所得税の計算、年末調整といった給与計算業務を、社外のサービスプロバイダに委託することです。 給与計算アウトソーシングを利用することで、人事部門や経理部門の従業員がコア業務に集中できたり、繁忙期の残業を抑制したりといったメリットが得られます。
近年、日本の労働市場における慢性的な人手不足が叫ばれる中、高度な給与計算知識を持つ従業員による属人的な業務遂行は多くの企業で困難になりつつあり、それに加えて毎年起こる法改正への対応も大きな負担となっています。こうした背景から、給与計算アウトソーシング導入を検討する企業は少なくありません。
このページでは、給与計算アウトソーシングの導入メリットや費用対効果の評価指標などをご紹介いたします。
給与計算アウトソーシングとは
給与計算アウトソーシングとは、給与計算業務を自社内で行う代わりに、専門のサービスプロバイダに委託することで、給与の計算や支払いに関連する業務を外部に委託するプロセスのことをいいます。
給与計算アウトソーシングで委託できること
給与計算アウトソーシングでは、次のような業務を委託することができます。
- 給与計算
- 賞与や業績給計算
- 算定・月変その他社会保険業務 *
- 年末調整
- 住民税徴収額更新
- 退職金計算
※ 士業に関する業務は、提携の社会保険労務士事務所が行います。
このように、毎月発生する業務から特定の時期だけ発生する業務まで、幅広く対応してもらえます。
給与計算アウトソーシングのメリット
給与計算アウトソーシングを利用する主なメリットは次の4点です。
専門知識を活用できる
給与計算は、複雑な労働基準法や所得税法などの法律に基づいて行う必要があるため、専門的な知識と経験が必要です。特に、近年は改正が相次いでいるため、最新の労働法や税法などの知識を身に付けておかなければなりません。
給与計算サービスプロバイダに委託すれば、サービスプロバイダが保有する給与計算に関する専門知識を活用することができます。
人事部門や経理部門の従業員がコア業務に集中できる
給与計算業務には、時間と労力がかかります。給与計算をアウトソーシングすれば、これまで給与計算業務にかかっていた時間と労力を、もっと重要なコア業務や戦略的な業務にかけられるようになります。
これが、ひいては会社の業績向上につながっていくでしょう。
法改正に対応している
労働基準法や所得税法といった諸法令は、不定期に改正されます。給与計算担当者は、こうした改正の動きをウォッチして、改正法が施行されるたびに最新の法令に沿った対応に変更しなければなりません。
給与計算アウトソーシングを利用すれば、最新の税制や社会保険制度の改正を常に把握した上で、迅速かつ正確な計算を行ってもらえます。
繁忙期にもスムーズに対応できる
従業員の異動や昇進の多い年度初めや、賞与の支払い時期、年末調整を実施する11～12月などは、給与計算業務の繁忙期です。
この時期だけ残業したり人員を増やしたりして、なんとか乗り切っているという企業様も多いのではないでしょうか。
給与計算アウトソーシングを利用することで、このような対応をせずに済むようになります。
また、企業が成長するにつれて人員が増え、給与計算業務も増加する可能性がありますが、アウトソーシングを利用すれば、給与計算担当者を増やす必要がなくなり、スケーラビリティを確保できます。
給与計算アウトソーシングの費用対効果
このようなメリットを享受するために、実際に給与計算アウトソーシングを導入しようとご検討の企業様もいらっしゃるかもしれません。
そこで気になるのが具体的な費用感ですが、給与計算アウトソーシングは、多くのユーザに一律の料金で決められたサービスを提供するサブスク型サービスとは違い、アウトソーシングの料金相場を例示するのは困難と言わざるを得ません。その代わり、アウトソーシングサービスの費用対効果を見極める事が重要となってきます。
そこで、以下に費用対効果測定のための指標の例をご紹介いたします。
給与計算アウトソーシングサービスの品質に関する指標
給与計算のアウトソーシングには様々な指標が考えられますが、たとえば以下のような項目が挙げられます。
- 使用する給与計算システムのタイプ（オンプレミス型かクラウド型か）
- 自社の給与規程の要件を満たす給与計算を実行可能か
- 勤怠管理システムからの勤怠実績を連携できるか
- 給与計算業務遂行中の進捗はシステムで閲覧できるか
- 給与・賞与明細のWeb上での閲覧は可能か
- 年末調整の申告データ入力作業はシステムでカバーされるか
- 計算回数に制限はあるか
- 計算結果のダブルチェックは行われるか
- 仕訳データの生成はカバーされるか
- 計算精度や計算期日に関するサービスレベルが入手可能か
給与計算アウトソーシングサービスを取り巻く環境に関する指標
給与計算アウトソーシングサービスの品質に関する指標とともに、それを取り巻く環境にも、以下のような指標が考えられます。
- 情報セキュリティや個人情報保護に、如何に取り組んでいるか
- 上記を担保する外部認証を取得・更新しているか
- 法改正への対応は標準でサポートされるか
- データ暗号化サービスは提供可能か
- BCPを策定しているか
- インシデント発生の際の手順を決めているか
期待する費用対効果達成見込みの見極め
上に掲げた指標のどれをどの程度まで満たすかは、企業様ごとに必要とされる要求レベルに依存します。したがって、単に料金のみを比較してサービスを選択するのではなく、これら指標の重要性や優先順位を明確にしたうえで、期待する費用対効果を見極める事が重要です。
まとめ
給与計算アウトソーシングとは、企業が給与計算業務を外部の専門サービスプロバイダに委託することを指します。
給与計算業務を自社内で行う代わりに、専門のサービスプロバイダに委託することで、自社の従業員をコア業務や戦略的な業務に集中させられたり、繁忙期でもスムーズに対応できたりというメリットが得られます。
CViでは、給与計算アウトソーシングを提供しております。
給与計算をアウトソーシングする際には、計算の正確性と透明性が重要です。CViでは、確定まで何度でも計算対応を行い、また全データをいつでもご確認いただけるため、これらのニーズにお応えすることが可能です。
具体的には、残業時間を連絡し忘れていた、提出データに不足があったという場合でも、迅速に対応いたします。また、データはすべて厳格なセキュリティ基準に準拠したデータセンター内に安全に保管されます。
給与計算業務に課題をお持ちの企業様は、ぜひ一度、ご相談ください。
