勤怠管理システムはどれを使えばいい？選定ポイントを解説

• 勤怠管理システムの機能
• 勤怠管理システムの種類
• 自社に合った勤怠管理システムの選定ポイント

勤怠管理システムには基本機能として主に以下の6つの機能が搭載されています。

従業員の出勤・退勤時刻を記録する機能です。打刻方法は、システムによって、タッチパネル式やICカード式など、さまざまなタイプがあります。

各自のPCやスマートフォンから打刻できるものもあります。

24時間365日対応の業務や店舗運営などを行う企業の場合、多くの従業員がシフト制で働いています。

そうした職場でシフト管理を効率化してくれるのが、この機能です。

従業員が有給休暇や半休、残業、打刻時間の修正などを申請したり、管理者（上長）や人事・経理担当者がこれを承認したりするワークフロー機能も備わっています。

書面で申請・承認する手間と時間、用紙・印刷代を削減することができます。

勤怠管理システムには、打刻されるとリアルタイムに自動で労働時間や休憩時間などを集計してくれる機能も備わっています。

また、勤怠データを分析してくれる機能も付いているため、締め日を待たずに長時間労働を察知して抑制を促したり、部門ごとの労働時間を比較して改善に活かしたりすることができます。

打刻漏れや休暇申請など、勤怠管理システムに入力されたデータに反応してアラート（通知）してくれる機能です。

基準となる労働時間をあらかじめ設定しておけば、アラートを発することで長時間労働を抑制できるといった活用法もあります。

人事管理システムや給与計算システムなど、勤怠管理システムのデータを共有した方が業務が効率的になるようなほかのシステムと、データ連携できる機能です。

勤怠管理システムによって連携方法や連携可能なシステムが異なるため、自社ですでに利用しているシステムと連携できるものを選ぶ必要があります。また、将来的に既存システムをリプレースする可能性もあるため、連携先が多いものを選ぶことも大切です。

勤怠管理システムについては、下記ページもご覧ください。

勤怠管理システムとは？機能からメリット・デメリットまで解説

勤怠管理システムは、システムの利用形態によって「オンプレミス型」と「クラウド型」に分けることができます。

オンプレミス型の勤怠管理システムとは、自社でサーバーを用意して勤怠管理システムのソフトウェアをインストールして利用するタイプです。

初期費用は高額になりますが、機能やセキュリティ対策の自由度が高く、自社の希望を叶えられる方式です。

また、運用保守は基本的に自社で行う必要があります。

クラウド型の勤怠管理システムとは、サーバーなどのハードウェアも勤怠管理システムのソフトウェアもベンダー側で用意してくれ、サービスとして利用できるタイプです。オンプレミス型に比べると低コストで利用でき、運用保守もベンダーに任せられるので手間がかかりません。

ただ、基本的にカスタマイズ性は低いため、選定の際に自社のセキュリティポリシーなどに合った勤怠管理システムを選ぶ必要があります。

ここ数年来、オンプレミス型ではなくクラウド型の勤怠管理システムを選ぶ傾向が強くなってきています。とはいえ、カスタマイズ性の問題や自社のセキュリティーポリシーとの適合性の観点から、クラウド型の導入に二の足を踏むケースもあるかもしれません。

ただし、なかには、たとえばCViが提供する「CViElite Attendance」のように、クラウド型でありながらカスタマイズ性が高く、且つ高度なセキュリティレベルを実現している勤怠管理システムもあります。

システム利用開始後の運用保守の容易性や費用対効果も含めた総合的な観点から、自社の利用形態に適合するシステムを選ぶ必要があります。

それでは、自社に合った勤怠管理システムを選ぶには、具体的にどこをチェックすれば良いのでしょうか？

ここでは、従業員、役職者などの管理職者、人事・経理担当者の3つの視点から、それぞれにとって重要な選定ポイントをご紹介いたします。

まずは、ユーザーとなる従業員視点でのポイントを5つ、ご紹介いたします。

勤怠管理システムは、従業員が毎日、使用するものなので、操作のしやすさは重要です。

打刻はもちろん、休暇や打刻忘れの際などの申請も少ない操作数で行えるものを選びましょう。

特に、ITやシステムに苦手意識があったりITリテラシーが低めだったりする従業員が多い企業では、操作性の高さの優先度を上げましょう。

フレックスタイム制や在宅勤務制度を導入していたり、24時間365日体制でシフト制を敷いていたりなど、職場によっては、複数の勤務形態が混在しているところもあるでしょう。

そうした環境で、個々の従業員が自分に合ったスタイルで打刻できるような勤怠管理システムを選定する必要があります。

たとえば、スマートフォンからも打刻できたりすると、従業員にとっての利便性が高まります。

労働基準法を中心とした各種法令の改正に対応した勤怠管理システムであることも重要なポイントです。

残業時間の上限や、年次有給休暇取得の義務化など、法改正で時代ごとにルールは変わっていきます。最新法令に準拠し、違反しそうな場合はアラート機能によって知らせてくれる勤怠管理システムが便利です。

これは、従業員だけでなく、管理職者や人事・経理担当者にとっても重要なポイントでしょう。

少子高齢化による労働人口の減少で、日本における人手不足は深刻化しています。

これを補うために、業界問わず、外国人労働者の受け入れが加速しています。

特に、日本語があまり得意ではない外国人労働者がいる職場では、勤怠管理システムも外国語に対応していることが望ましいです。

外国人労働者に定着してもらうためにも、働きやすい環境づくりの一環として、外国語対応した勤怠管理システムの導入をおすすめします。

勤怠管理システムへの打刻は毎日のことなので、習慣化しやすいものですが、忙しかったり疲れたりしていると、打刻したつもりでも忘れていたり、打刻されたことを確認しなかったところ、うまく打刻されていなかったということも出てきます。

そこで、後から打刻を申請できる機能が必要です。休暇などの申請についても同様です。

休暇を取った後からでも、締め日の前に気づいて申請できるような柔軟性の高い勤怠管理システムを選びましょう。

一方、マネジメントを行う管理者にとって大切なポイントは、以下の3点です。

「申請・承認（ワークフロー）機能」でもお伝えした通り、勤怠管理においては、従業員が打刻や休暇申請・残業申請を忘れた場合にも対応できるようにしておく必要があります。

申請・承認機能は、勤怠管理システムの基本機能の一つですが、念のため導入前に使いやすさも含めて確認しておきましょう。

シフト制での勤務者がいる場合、シフト作成・管理機能は必須の機能といえます。シフト作成や希望の申請などの業務を効率化してくれます。

逆に、この機能がないと、手作業で作成するか、Excelなどで自作のシフト作成・管理システムを作成しなくてはならなくなり、作業負担は大きなものとなってしまいます。

最後に、人事・経理担当者視点での選定ポイントをご紹介いたします。

人事・経理担当者にとって、従業員一人ひとりの休暇取得状況を把握することは重要な業務の一つです。法令に則り、年間で5日以上の年次休暇を取得しているかを確認し、取得できなさそうな場合は本人や所属部署の管理者に取得を促す必要があります。

勤怠管理システムに休暇管理機能が搭載されていれば、こうした業務を自動化・省力化でき、業務効率化につながります。

勤怠管理システムで扱う、出勤日数や労働時間、残業時間といったデータは、社内のほかの部門や業務でも共通で利用できるもの。

給与システムや人事管理システムなどとデータ連携ができると、データを一元管理できるようになり、データ管理を中心とする、さまざまな業務効率化につながります。

これらを人事・経理部門で担当するケースも多く、給与システムとの連携ができると利便性が高まります。

勤怠管理システムには、打刻機能を中心に、シフト管理機能、申請・承認（ワークフロー）機能などが搭載されており、従業員や管理者、人事・経理部門の担当者の業務を効率化してくれます。

勤怠管理システムを上手に活用することで、業務効率化だけでなく、働き方改革への対応や、コンプライアンス強化の実現が可能です。それが、ひいては従業員満足度や離職率低下などにつながり、最終的に業績アップや顧客満足度アップへ貢献します。

勤怠管理システムを未導入の企業様、もしくは、現在の勤務管理システムからのリプレースを検討中の企業様は、ここで紹介した選定ポイントなどを参考に、ぜひ自社に合った勤怠管理システムを導入してください。