ここで、勤怠管理システムの機能について詳しくご紹介いたします。

従業員の勤務時間を把握するために、出勤・退勤時刻を記録する機能です。
打刻方法は幅広く、タッチパネル式やICカード式など、さまざまな勤怠管理システムが提供されています。各自のPCやスマートフォンから打刻できるタイプもあります。

正社員とパートなどの雇用形態をふまえてシフト表を作成することができ、作業を大幅に効率化してくれるため、シフト制で勤務する従業員の多い職場で活用できます。

従業員が有給休暇や遅刻・早退、残業、打刻時間の修正といった申請を上げたら、管理者（上長）が承認を行うワークフローの機能です。
申請・承認業務を効率化することができます。

出退勤時の打刻から、それぞれの従業員の労働時間や休憩時間、有給休暇取得状況などが集計される機能です。

分析機能では、部門ごとの労働時間の比較を行ったり、長時間労働をしている従業員の分布を確認したりなど、労務管理に役立つさまざまな分析が可能です。

打刻漏れや休暇申請などがあった場合に、本人や人事担当者に知らせてくれる機能です。

あらかじめ基準となる労働時間などを設定しておくことで、必要なアラートを発することができ、長時間労働の抑制などに活用できます。

人事管理システムや給与計算システムなど、ほかのシステムと勤怠管理システムのデータを連携できる機能です。勤怠管理システムによって連携方法や連携可能なシステムは異なります。

既存システムと連携ができることを前提に、連携先が多いものを選定する必要があります。

勤怠管理システムには、利用形態から見て大きく「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。

オンプレミス型の勤怠管理システムは、自社でサーバーを用意し、そこに勤怠管理システムのソフトウェアをインストールして利用する形態です。

初期費用や運用費用などが高額になる傾向がありますが、その分、カスタマイズ性・自由度が高い点が特徴です。ハードウェアや機能、セキュリティ対策など、あらゆる面で自社の希望に沿った勤怠管理システムを実現できます。

クラウド型の勤怠管理システムは、ハードウェアやソフトウェアの用意も運用保守も、すべてベンダーに任せられるタイプで、勤怠管理システムをサービスとして利用できる形態です。

基本的に、オンプレミス型よりも初期費用・ランニングコストを低く抑えることが可能です。

その分、カスタマイズ性は低い傾向があるため、自社の勤怠やセキュリティポリシーなどに合った勤怠管理システムを選定する必要があります。

勤怠管理業務は、長時間労働を防止したり有給休暇の取得を推進したりするために重要な業務ですが、多くの企業で以下のような課題を抱えています。

人事担当者は、従業員が日々、打刻する出勤時刻・退勤時を元に、締め日の後で集計作業を行います。勤怠管理システムを導入していない場合、集計作業は手計算やExcelを利用したものとなることが多いでしょう。

しかし、これらの方法では、作業に時間がかかる上に、ミスが発生しやすくなります。

フレックスタイム制や時短勤務者がいたりすればなおさらです。

集計は従業員の給与計算の元データとなるため、正確に行う必要があります。

しかし、そもそも打刻の段階で従業員本人や上司、同僚などによる不正があった場合、人事担当者ではその判断ができません。

打刻にタイムカードを利用している場合は、同僚が代わりに打刻したり、直行直帰の際に後から勤務時間を水増ししたりする不正が横行しやすくなります。

改正労働基準法により、勤怠データ関連記録の保存期間が3年から5年間へと延長されました（ただし、経過措置として、当分の間は3年が適用されます）。

保存対象の書類には、タイムカードや出勤簿、勤怠管理表などが含まれます。

アナログな方法で勤怠管理を行っている場合は、これらを紙で保存しておかなくてはならず、ファイリング作業など保管業務が煩雑になりますし、保管場所も確保しなくてはなりません。

タイムカードの打刻忘れや、有給休暇取得のためなど、勤怠管理業務では申請・承認も発生します。

書類で申請し、決裁者に回覧しながらハンコで承認していく方法だと、書類がどこにあるかを把握しにくい上に、紛失の恐れもあります。人事担当者は、期日までに承認されるように取り計らいたいところですが、リアルタイムに把握できないため、業務がスムーズにいきません。また、申請者からの問い合わせに対応することも困難です。

労働基準法など、勤怠管理にまつわる法令が改正された場合、人事担当者はその都度、改正点を覚えて業務を変更しなくてはなりません。しかし、人事担当者の抱える業務はほかにもたくさんあり、法改正への対応だけに時間と労力をさくわけにはいきません。

かといって、違反すれば罰せられる恐れがあるためミスも許されず、業務負担が増加します。

勤怠管理システムの導入によって、「不正打刻や改ざんを防止できる」「従業員の労働時間の正確な把握が可能になる」などのメリットが期待できます。

タイムカードによる打刻は、他人のなりすましによる打刻や、定時で打刻して残業したりといった不正が起きやすい方法です。また、管理者や人事・経理担当者が残業時間を実際よりも少なく改ざんするといったことも起きやすくなります。これは、タイムカードには客観的な記録として残しにくい性質があるためです。

勤怠管理システムでは、それぞれの従業員が異なるアカウントでログインして打刻するため、なりすましによる打刻は起きにくく、また、複数の担当者が確認可能な客観的なデータとして記録が残るため、タイムカードに比べると改ざんなども起きにくくなります。

勤怠管理システムでは、出勤・退勤の打刻から正確な勤務時間を自動で計算してくれるため、人手による集計のような入力ミスや見間違い、計算ミスなどを低減できます。また、計算スピードも速いため、労働時間をリアルタイムに把握することができるようになります。

勤怠管理システムの多くは、ベンダーが法改正に対応するため、人事担当が法令の改正点を詳しく把握していなくても、改正前と同様に利用しているだけで法改正に対応できます。

これにより、対応漏れによる罰則の心配をしなくて済むようになります。

コロナ禍の影響もあり、リモートワークを導入している企業もあるでしょう。また、本社以外に支社・営業所など複数の拠点を持つ企業も少なくありません。

このように、人事部門のある本社などのオフィスから離れたところで従業員が就業する場合、従来のタイムカードでは勤怠管理が行えません。

勤怠管理システムがあれば、自宅やサテライトオフィス、支店などから勤怠管理システムへアクセスして打刻や申請が行えるため、オフィスから離れたところにいる従業員の勤怠管理もしやすくなります。

給与計算システムとデータ連携できる勤怠管理システムを導入・活用していれば、勤務形態に合わせて給与計算を自動計算することができます。

その結果、給与の計算ミスやごまかしなどが起きづらくなり、従業員との信頼関係の向上が期待できます。

勤怠管理システムでは、勤務時間や残業時間、深夜や休日の割り増しなどが正確に計算されるため、雇用者側で残業代の不払いといった不正が起きにくくなります。

また、最新の法令に準拠した勤怠管理システムを利用することで、法改正にもスムーズに対応できます。最近では、2019年4月より順次施行された働き方改革関連法により、残業時間の上限が残業時間原則として月45時間・年360時間までと定められました。こうした変更に自力で対応するのは大変です。

勤怠管理システムを活用することで、コンプライアンスの強化が可能になり、クリーンな企業として社内外のイメージ向上にもつながります。

一方、勤怠管理システムの導入にもマイナスポイントが存在します。

それが、導入に金銭コストがかかる点です。

無料かつ無期限で利用できる勤怠管理システムもたくさんありますが、利用人数や機能に制限が設けられており、小規模な企業でもない限り、実用的ではありません。

また、勤怠管理は重要ではあるものの、営業ツールのように直接的な利益を生み出すものではないため、予算確保のための稟議が通りにくい面もあります。

勤怠管理システムの導入によって、自社の勤怠管理におけるどのような課題が解消できるのか、それによってどれくらいコスト削減が可能なのかを試算して経営層を説得する必要があるでしょう。